Las claves de la Administración Pública

Mediante Leyes, Decretos, Ordenanzas de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, se crean nuevas entidades para la prestación de los diferentes servicios públicos. ¿Pero qué debemos hacer para empezar a funcionar?

El primer paso es sin duda la Planificación Estratégica, elaborado según las directrices de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, construyendo una Matriz de Competencias en base a las normas legales vigentes dentro de su ámbito de competencia, estableciendo un marco estratégico con la participación de todos sus actores, donde se determina: misión, visión, valores, objetivos y estrategias.

Como lo habíamos mencionado en un artículo anterior, el Plan Estratégico se convierte en el paraguas para elaborar los siguientes planes:

  • Plan Operativo Anual POA, donde se aterriza la estrategia, en éste deben constar los proyectos que nos llevarán paso a paso a alcanzar la visión institucional.
  • Plan de Inversión PAI, el cual recopila los proyectos de inversión, anuales y plurianuales.
  • Plan de Compras PAC, en base al POA se establece las adquisiciones necesarias para el funcionamiento de la entidad y se ejecuta aplicando la Ley de Contratación Pública a través del portal web del Instituto Nacional de Compras Públicas INCOP.
  • Los presupuestos de acuerdo al ejercicio fiscal, deben ser elaborados, programados, ejecutados, controlados y evaluados, en base a la normativa vigente emitida por el Ministerio de Finanzas.

A fin de ejecutar los proyectos planteados en la fase anterior, se requiere estructurar la entidad, por lo que amparados en los lineamientos del Ministerio de Relaciones Laborales MRL, se establece el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, que contiene las atribuciones, responsabilidades y productos a entregar por cada unidad administrativa.

Para la adecuada gestión del talento humano haremos referencia al artículo anterior: La Gestión del Talento Humano en el Sector Público Ecuatoriano” en el cual se explicó a detalle todos los subsistemas de este gran espacio dedicado a uno de los capitales más importantes para la adecuada gestión y prestación de los servicios en las empresas públicas.

Posteriormente, una vez que contamos con el personal idóneo y necesario para asumir las competencias debidamente establecidas en las leyes y nuestra planificación, debemos regresar a lo fundamental “fuimos creados para prestar un servicio al Cliente/Usuario” como se lo quiera denominar, por lo tanto debemos “satisfacer sus necesidades y exceder sus expectativas”, este es el principio fundamental de la gestión de la calidad; e ir al “como hacerlo”, definido en los Manuales de Procesos y Procedimientos, esta herramienta es clave al momento de estandarizar actividades, evitar el desperdicio y la burocracia durante la prestación de los servicios, y adicionalmente proporciona otro beneficio, la facilidad durante los procesos de inducción, capacitación y retroalimentación de nuestro talento humano, a esto se le conoce como la Administración por Procesos o Gestión de la Calidad.

Ahora bien, no podemos dejar de lado el factor tecnológico, hoy en día que nos vemos inmersos en la gran red de comunicaciones, la Internet, es necesario que nuestros procesos sean ágiles, oportunos, eficientes y efectivos a través del uso de los portales web, comunicación electrónica, pagos en línea, por lo que se requiere entre otros recursos, tomarlo muy en cuenta.

Es necesario aclarar que la Contraloría General del Estado es el Organismo de Control, que ha expedido las Normas de Control Interno entre otros instrumentos normativos a observar durante la prestación de los servicios, vigilando siempre la adecuada administración de los recursos públicos.

A más de esto debemos cumplir en el área financiera con los requerimientos del Servicio de Rentas Internas SRI, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS y por supuesto el Ministerio de Finanzas, a quien se reporta la gestión financiera de la entidad.

Recordemos que el desconocimiento de la Ley, no exime de culpa por omisión o haber realizado mal algún proceso, por esto le recordamos revisar al menos la normativa vigente respecto a los controles que realizan estas entidades a nivel general, ya que para cada sector existe su marco jurídico específico.

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